PRIVACYBELEID Mashtag workshops en Events

INLEIDING 1.1 Mashtag is een eenmanszaak / onderneming die actief is in de organisatie van live events, beurzen en workshops.

1.2 Mashtag neemt de bescherming van de persoonsgegevens van hun klanten (exposanten/standhouders, deelnemers, bezoekers, organisatoren, lezers, adverteerders, , partners, enz.) heel serieus. Daarom worden de persoonsgegevens van onze klanten veilig bijgehouden en uiterst zorgvuldig behandeld. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens met betrekking tot leveranciers en partijen die met ons in contact staan.

1.3 Bij de verwerking van uw persoonsgegevens passen we uw recht op privacy toe en zullen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) op 25 mei 2018 (“AVG”) en de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

1.4 Dit privacybeleid (het “Beleid”) licht toe (i) hoe we de persoonsgegevens die we over u inzamelen verwerken, (ii) hoe u ons kunt laten weten dat u het gebruik van die gegevens wilt beperken en (iii) welke procedures we ingevoerd hebben om uw privacy te verzekeren.

2 Contactgegevens en uw persoonsgegevens worden verwerkt door de volgende gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken: – Mashtag, Parkweg 1B, 3603 AA Maarssen

2.2 Als u vragen hebt over dit privacybeleid, of als u uw rechten zoals vermeld in paragraaf 10 wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, M. van Kuik, hetzij via de post op het volgende adres Parkweg 1B, 3603AA Maarssen via e-mail info@mashtag.nl overeenkomstig de procedure beschreven in paragraaf 10.

2 3 WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS? Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een persoon die direct of indirect geïdentificeerd kan worden; het kan gaan om naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres en locatiegegevens

TOT WIE RICHT DIT BELEID ZICH? Het Beleid is van toepassing op de volgende categorieën personen van wie wij de Persoonsgegevens verwerken: – Exposanten/standhouders en potentiële toekomstige exposanten op onze events (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, beurzen, publieks- en markten, workshops – Organisatoren en potentiële toekomstige organisatoren van Events op onze locaties; – Bezoekers en potentiële toekomstige bezoekers van de Events; –

Bezoekers van onze website, onze nieuwsbrieven, – Pers- en PR-contacten en sprekers; – Bezoekers van onze digitale platformen en personen die contact met ons opnemen voor informatie; – en alle andere partijen die met ons in contact staan.

5 WELKE CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ? 5.1 Algemene informatie We zullen uw Persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit Beleid gebruiken, opslaan of op een andere manier verwerken, zoals uw naam, aanspreking, geboortedatum, adres, telefoonnummer (vaste lijn en/of mobiele telefoon), e-mailadres, fen sociale-netwerkaccounts.

Als u een zaak hebt, verwerken wij ook uw bedrijfsnaam en -adres, btw- en/of ondernemingsnummer, bedrijfstak, uw functie/functietitel in de onderneming en uw zakelijk e-mailadres. Om de kwaliteit van onze diensten aan al onze klanten te verbeteren, kunnen we uw Persoonsgegevens ook aanvullen met bijkomende relevante informatie.

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de Events, workshops die u bezocht of waarvoor u zich inschreef, of een exposant standhouder u uitnodigde en welke exposant dat was, uw interessedomeinen of het type Events dat u mogelijk kan interesseren,

Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de Events waarop u of uw onderneming exposeerde of geïnteresseerd was om er te exposeren, het type Events dat u mogelijk kan interesseren, het type, de afmetingen en componenten van uw stand, de lijst van bezoekers/klanten die u uitnodigde, en informatie met betrekking tot de uitvoering van uw exposantenovereenkomst met een van onze gelieerde entiteiten (bv. gehuurde oppervlakte, productinformatie, website, gebruiksvoorwaarden, betaalinformatie, eventuele onbetaalde facturen, enz.).

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de club, groep of vereniging waarvoor u of uw onderneming zich inschreef of geïnteresseerd was zich in te schrijven, de datum van inschrijving, betaalinformatie, eventuele niet-betaalde facturen, enz.

5.3 Informatie met betrekking tot uw browser zoals het IP-adres en informatie die geregistreerd werd door de cookies die wij gebruiken. Tijdens onze events en workshops kunnen fotografen ook foto’s maken van exposanten en bezoekers die deelnemen aan het event. Deze foto’s kunnen gebruikt worden voor promotionele doeleinden in onze folders, brochures of flyers of op de website en/of de social media pagina van het Event om het voor u mogelijk te maken om foto’s van uw deelname aan het event te bekijken.

6 WAT IS HET DOEL EN DE RECHTSGROND VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS? 6.1 Wij verwerken uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving: 6.1.1 met uw toestemming (artikel 6 (1)(a) AVG), voor, met inbegrip van maar niet beperkt tot, de volgende doeleinden: (a) om uw verzoek af te handelen, wanneer u een vraag verstuurt via onze website (b) om uw deelname aan een winactie of andere commerciële actie te behandelen; (c) om u nieuwsbrieven of te versturen waarop u zich geabonneerd hebt; (d) om u direct-marketingmededelingen te sturen waarvoor u toestemming gaf om deze te ontvangen via e-mail (of via elk ander kanaal waarmee u krachtens de toepasselijke wetgeving vooraf moet instemmen en waarvoor u toestemming gaf); (e) om u direct-marketingmededelingen te sturen via e-mail op basis van uw impliciete toestemming, indien u een bestaande klant bent en u ons uw e-mailadres bezorgde. U kunt op elk moment en gratis bezwaar aantekenen tegen dit gebruik van uw e-mailadres. U kunt zich gemakkelijk uitschrijven via de link onderaan elke e-mail; (f) om uw e-mailadres (of alle andere Persoonsgegevens waarmee u krachtens de toepasselijke wetgeving vooraf moet instemmen en waarvoor u toestemming gaf) U hebt het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens op elk moment in te trekken wanneer uw toestemming de rechtsgrond vormt voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. schuldinvordering, beheer van geschillen en eventuele rechtszaken. 6.1.3 voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, wanneer de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is met het oog op onze bedrijfsactiviteiten (artikel 6 (1)(f) AVG) voor, met inbegrip van maar niet beperkt tot, de volgende doeleinden (behalve wanneer uw uitdrukkelijke toestemming vereist is): (a) om u te informeren over onze komende Events, producten en diensten of komende Events, producten en diensten, exposan (b) om klant- of prospectsegmenten of marketingprofielen op te stellen, bv. voor gerichte marketing; (c) om uw Persoonsgegevens te centraliseren, combineren en verbeteren met nuttige informatie afkomstig van derden; (d) om onze diensten te optimaliseren, om onze Events en workshops aan te passen aan de voorkeuren en wensen van onze bezoekers en exposanten; (e) om het beheer en de kwaliteit van onze digitale marketing- en verkoopactiviteiten en -diensten te optimaliseren; (f) om onze prestaties te meten ; en (i) om fraude, misdrijven en mogelijke overtredingen te voorkomen en bestrijden. In de bovenvermelde gevallen streven wij er altijd naar om een goed evenwicht te bewaren tussen de noodzaak om uw Persoonsgegevens te verwerken en de vrijwaring van uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de eerbiediging van uw privacy. 6.1.4 om te voldoen aan de wettelijke of regelgevende bepalingen waaraan we onderworpen zijn (artikel 6 (1)(c) AVG).

7 AAN WIE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS DOORGEGEVEN? 7.1 Er zijn omstandigheden waarin wij uw Persoonsgegevens willen of moeten doorgeven aan derden. Dit zal enkel gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en voor de doeleinden opgesomd in punt 6 hierboven.

8 HOE LANG SLAAN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS OP? 9.1 Bewaartermijn voor specifieke doeleinden Uw Persoonsgegevens zullen zolang bewaard worden als hieronder vermeld, tenzij toepasselijke lokale wetgeving een langere bewaartermijn oplegt of wanneer we daartoe een gerechtvaardigde en rechtmatige reden hebben: Gegevenscategorieën Bewaartermijn Prospecten gedurende een periode van vijf jaar vanaf de opname in de databank. Exposanten – – bezoekers zolang het Event waarop de exposant/sponsor exposeerde/of daarvoor interesse betoonde, verder georganiseerd wordt en voor een periode van nog tien jaar nadat het betrokken Event niet meer georganiseerd wordt. public relations, contacten zolang de betrokken persoon de instantie vertegenwoordigt waarmee wij de pers-, PR-, contacten lopen. Bijzondere categorieën gegevens gedurende de duur van het Event.

UW RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS Als betrokkene kunt u de volgende rechten uitoefenen in verband met uw Persoonsgegevens. Om deze rechten uit te oefenen, vragen we u contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, hetzij via de post hetzij via e-mail op de adressen vermeld in paragraaf 2.2, en een kopie van uw identiteitskaart, paspoort of ander geldig identificatiemiddel bij te voegen evenals uw specifieke verzoek. 10.1. Recht op inzage. Waar toegestaan door de toepasselijke wetgeving, mag u vragen of wij uw Persoonsgegevens verwerken en, indien van toepassing, inzage in deze gegevens krijgen. 10.2. Recht op rectificatie. U mag ons vragen om gratis onjuiste Persoonsgegevens te corrigeren en/of onvolledige Persoonsgegevens te vervolledigen. 10.3. Recht om toestemming in te trekken. Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, mag u uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens op elk moment intrekken. Een dergelijke intrekking zal geen invloed hebben op de wettigheid van de verwerking op basis van uw eerdere toestemming. Gelieve er rekening mee te houden dat door het intrekken van uw toestemming u mogelijk niet langer kunt gebruikmaken van bepaalde dienstverleningsmogelijkheden waarvoor de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is. 10.4. Recht op gegevensverwijdering. U mag ons verzoeken om uw Persoonsgegevens te wissen en we zullen hieraan gevolg geven, tenzij er een rechtmatige reden is om dat niet te doen. Er kunnen bijvoorbeeld prevalerende gerechtvaardigde gronden zijn voor het behoud van uw Persoonsgegevens, zoals een wettelijke verplichting die we moeten nakomen. 10,5. Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Indien u meent dat wij uw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, hebt u het recht om contact op te nemen met de betrokken toezichthoudende autoriteit. 10.6.

Uitschrijven bij Mashtag (recht van bezwaar) • Als u niet langer informatie wenst te ontvangen over Events die wij organiseren, gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, M. van Kuik, via e-mail op info@mashtag.nl. • • Indien u zich wenst uit te schrijven van onze e-maillijst, gelieve dan de knop Uitschrijven te gebruiken die op elke mail verschijnt die wij voor commerciële doeleinden versturen,

BEVEILIGINGSMAATREGELEN Wegens het belang dat we hechten aan privacy en gegevensbescherming doen we al het mogelijke om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik. Onze werknemers zijn opgeleid om correct om te gaan met Persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in beveiligde omgevingen die niet toegankelijk zijn voor het grote publiek. Onze computervoorzieningen zijn uitgerust met back-up-, filter- en firewallsystemen die beantwoorden aan de gepaste beveiligingsnormen van de sector. De toegang tot uw Persoonsgegevens wordt enkel verleend aan personen die hiertoe gemachtigd zijn voor de uitoefening van hun taken. 12.

WEBSITES, COOKIES EN MOBIELE APPLICATIES 12.1. Afgezien van de Persoonsgegevens die u vrijwillig met ons deelt bij het gebruik van onze website /analyses en de samenstelling van rapporten. cookie is een bestandje dat een website of de serviceprovider ervan via uw webbrowser op de harde schijf van uw computer plaatst (als u dat toestaat), en aan de hand waarvan de systemen van de website of serviceprovider uw browser kunnen herkennen en bepaalde informatie opslaan en onthouden. 12.6. U kunt uw browser zo instellen dat u een bericht krijgt bij het ontvangen van een cookie. Dat stelt u in staat om te beslissen of u het al dan niet wilt aanvaarden. U kunt er ook voor opteren om via uw browserinstellingen alle cookies uit te schakelen. Maar mogelijk zal een aantal diensten en mogelijkheden van onze website niet behoorlijk werken wanneer uw cookies gedeactiveerd zijn. 12.7. Cookies kunnen eigen cookies of cookies van derden zijn. • Eigen cookies zijn cookies die de website die u bezoekt op uw computer plaatst. • Cookies van derden zijn cookies die via de website maar door derden, zoals Google, op uw computer geplaatst worden. De cookies die op uw toestel geplaatst worden 12.8. Wij gebruiken de volgende cookies op onze website: • Strikt noodzakelijke / sessiecookies Deze cookies zijn noodzakelijk om u in staat te stellen binnen onze website te navigeren en de mogelijkheden ervan te gebruiken. Zonder deze cookies kunnen door u gevraagde diensten niet geleverd worden. Ze worden gewist wanneer u uw browser afsluit. Dit zijn eigen cookies. • Prestatiecookies Deze cookies zamelen geanonimiseerde informatie in over hoe bezoekers onze website gebruiken. Dankzij deze cookies kunnen we bezoekers herkennen en tellen en zien hoe bezoekers binnen onze website navigeren en vanuit welke regio ongeveer ze onze website bezoeken. Dit zijn eigen cookies. • Functionele cookies Door deze cookies onthoudt de website de keuzes die u maakte (zoals uw gebruikersnaam, taal of de regio waar u zich bevindt) en kan hij betere en meer persoonlijke mogelijkheden aanbieden. Deze cookies kunnen ook gebruikt worden om te onthouden welke veranderingen u aanbracht aan tekstgrootte, lettertype en andere elementen van webpagina’s die u kunt aanpassen. De informatie die deze cookies inzamelen kan geanonimiseerd zijn. De cookies kunnen uw surfactiviteit op andere websites niet nagaan.