Hoe maak je nu een offerte voor een bedrijf?


Hoe maak je nu een offerte voor een bedrijf?

Yes je hebt je eerste bedrijf aan de haak geslagen.

Ze willen een workshop/activiteit bij je boeken en zijn enthousiast over het aanbod.

Ze willen graag een offerte ontvangen. 

Meestal zijn de aantallen met deelnemers ineens zo groot dat je het meteen benauwd krijgt. 

Want hoe zorg je nu dat je daadwerkelijk een deal sluit met dat bedrijf en dat je een passende offerte maakt?

Allereerst is het goed om het bedrijf gewoon eens te bellen en uit te vragen wat ze nu precies willen. Vaak bedenkt een secretaresse  “ik zal eens info opvragen” en blijft het vaak in het midden voor hoeveel personen de workshop gegeven moet worden. 

En wat ze precies zoeken.

Daarnaast hebben ze vaak geen idee hoe een workshop in zijn werk gaat dus realiseren ze zich niet dat jij met 100 deelnemers tegelijk personeel moet inhuren en/of extra materiaal moet aanschaffen.

Kortom bel eens, en vraag uit wat de bedoeling is. 

  • Iedereen tegelijk de workshop volgen? 
  • Per groep? 
  • Waar is het het?
  • Is er genoeg ruimte? 
  • Tafels en stoelen, 
  • Is het gezellig moet je voor aankleding zorgen?
  • Voor welke gelegenheid? Is het voor een feest bv dan bedoelen ze met de term workshop eigenlijk mini activiteit waar iedereen aan kan schuiven.
  • Vraag eens naar het budget. Vaak is er een heldere afspraak gemaakt over het budget. Weet je meteen waar je het over hebt en vaak valt het positiever uit voor je.
  • Mannen of vrouwen?.
  • Kun je nog extraś bedenken? Cathering een verassing die je kan regelen
  • Kun je ook DIY pakketten regelen zodat ze zelf aan de slag kunnen?

Ik heb wel eens iets voor de Rabobank gedaan met mixed media. 200 mensen in pak en kokerrokken die met verf gingen werken en vooraf geen flauw idee hadden wat de bedoeling was en daar dus ook niet op gekleed waren.

De ruimte mocht niet vies worden en er waren mini tafels. Je snap niet de ideale omstandigheden. Ik wil maar zeggen communicatie en duidelijke en heldere afspraken zijn the key hierin.

Eenmaal duidelijk om hoeveel personen het gaat zou ik altijd een offerte maken met verschillende opties.

Kies dus voor:

  • Het aantal personen in verschillende variaties (allemaal tegelijk, mini workshops voor feest, en bv in tijdsblokken)
  • Bereken de workshop kosten. 

Dus vraag je normaal €27,50 p.p. voor een workshop houtbranden vraag dan nu                 ook dat bedrag x het aantal personen.

Mochten het nu extreem veel deelnemers zijn dan kun je altijd nog een kortingsprijs berekenen. 

  • Daarnaast zul je goed moeten kijken naar personele kosten.  Zit dat in het workshop bedrag? Of reken je dat los? Hangt dat af van de hoeveelheid mensen? Kijk dan goed naar hoeveel personeel heb je nodig. Hoeveel uur zijn ze daadwerkelijk bezig.
  • Bereken je ook op en afbouwkosten?
  • Bereken je ook Reiskosten?
  • Zijn er nog andere kosten die je kunt op plussen op de offerte? Cadeautje na afloop? Catering?

Uiteindelijk heb je dan een offerte met variatie waarin ook heel duidelijk wordt wat jij biedt en kun je deze versturen aan het bedrijf. 

Tja en dan begint het wachten. Meestal moet de offerte dan langs verschillende chefs en bazen en duurt het lang voordat je reactie terug hebt. Geef duidelijk op de offerte aan wanneer deze verloopt. En wees actief in je houding. Ga niet eindeloos zitten wachten maar bel gewoon na verloop van tijd hoe het er mee staat.

Tip 👍

Wat vaak vergeten wordt bij bedrijven is om deelnemers allemaal iets mee te geven. Zorg dat ze je onthouden. Al is het maar een sticker die je uitdeelt. De volgende keer wil je nl dat ze jou weer bellen. Of dit nu vanuit het bedrijf is of particulier. 

Tip: Spreek af dat ze vooraf betalen dan kun je daar de inkoop mee bekostigen

Succes en mocht je eens willen dat ik mee kijk, laat het gerust weten.